Wat is een btw nummer en heb je het nodig
Wie als zelfstandige in België start, krijgt bijna altijd met btw te maken. Een btw nummer is het identificatienummer waarmee de fiscus je herkent als belastingplichtige. Je gebruikt het op facturen, in je boekhouding en bij elke communicatie met de FOD Financiën. Start je een eenmanszaak, vennootschap of bijberoep en lever je goederen of diensten tegen betaling, dan heb je in de meeste gevallen een btw nummer nodig.
Wanneer heb je geen btw nummer nodig
In enkele uitzonderlijke gevallen ben je vrijgesteld van btw, bijvoorbeeld bij bepaalde medische beroepen of als je onder de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt. Ook dan blijft een correcte inschrijving cruciaal, maar je hoeft geen btw aan te rekenen op je facturen. Laat je steeds adviseren door een boekhouder of ondernemingsloket om fouten te vermijden.
Stap voor stap een btw nummer aanvragen
Een btw nummer vraag je niet rechtstreeks bij de fiscus aan. Je doorloopt eerst de inschrijving als onderneming en activeert daarna je nummer bij de btw administratie. Het is belangrijk om deze volgorde te respecteren, anders loop je het risico op laattijdige aangifte of boetes.
Inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen
Je eerste stap is de inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen via een erkend ondernemingsloket. Daar kies je je rechtsvorm, laat je je activiteitencodes registreren en krijg je een ondernemingsnummer. Dat ondernemingsnummer wordt later ook je btw nummer, zodra het bij de FOD Financiën is geactiveerd.
Activatie van je ondernemingsnummer als btw nummer
Na de inschrijving moet je ondernemingsnummer worden geactiveerd als btw nummer. Dat kan vaak meteen via het ondernemingsloket of rechtstreeks bij je lokale kantoor van de FOD Financiën. Je geeft dan door welke activiteiten je uitvoert, of je maandelijkse of trimestriële aangiften zal doen en vanaf welke datum je effectief van start gaat. Bewaar de bevestiging van deze activatie goed voor je dossier.
Belangrijke keuzes bij je start
Bij de aanvraag van je btw nummer maak je enkele keuzes die gevolgen hebben voor je administratie en cashflow. Een doordachte voorbereiding bespaart je later veel kopzorgen. Denk ook na over je prijzen en facturatie, want de btw die je aanrekent komt bovenop je ereloon of verkoopprijs.
Vrijstellingsregeling of gewone btw plicht
Als je omzet beperkt blijft, kan je soms kiezen voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Je rekent dan geen btw aan aan je klanten en moet geen periodieke btw aangiften indienen, maar je mag ook geen btw aftrekken op je kosten. Kies je voor de gewone regeling, dan factureer je wel btw, dien je aangiften in en kan je btw op beroepskosten recupereren. Een simulatie met je boekhouder helpt om de meest voordelige optie te bepalen.
Vanaf wanneer moet je btw aanrekenen
Je moet btw aanrekenen vanaf de startdatum die je bij de activatie hebt aangegeven. Facturen voor prestaties of leveringen na die datum moeten een correct btw tarief en je geactiveerde btw nummer vermelden. Controleer dus altijd of je nummer actief is voordat je je eerste facturen verstuurt. Zo voorkom je dat je facturen later moet rechtzetten of dat je in de problemen komt bij een controle.
