Wat doe je als je factuur onbetaald blijft
Als freelancer in België krijg je vroeg of laat te maken met een klant die je factuur niet (op tijd) betaalt. Dat is frustrerend en kan je cashflow zwaar onder druk zetten. Door gestructureerd en stapsgewijs te werken, vergroot je de kans op betaling en beperk je schade aan de werkrelatie.
Controleer je factuur en afspraken
Ga eerst na of je factuur volledig en correct is. Denk aan een duidelijke omschrijving van de prestatie, het afgesproken bedrag, je bedrijfsgegevens, de gegevens van de klant en een betaaltermijn. Check je offerte, contract of e-mails om zeker te weten dat de klant geen discussie kan voeren over prijs, scope of deadline. Hoe sterker je dossier, hoe makkelijker je je rechten kan afdwingen.
Communicatie met je klant
Voor je harde stappen zet, is het verstandig om de dialoog aan te gaan. Soms gaat het om een misverstand of een tijdelijke cashflowproblemen bij de klant. Professionele en duidelijke communicatie levert vaak sneller resultaat op dan meteen dreigen met procedures.
Stuur een vriendelijke herinnering
Begin met een korte, beleefde herinnering per mail. Verwijs naar factuurnummer, datum en bedrag en vraag of er eventueel onduidelijkheden zijn. Blijft reactie uit, bel je klant op. Leg rustig uit dat je factuur vervallen is en vraag om een concrete betaaldatum. Bevestig nadien wat werd afgesproken altijd per mail zodat je alles zwart op wit hebt.
Maak duidelijke afspraken over uitstel of afbetaling
Heeft je klant tijdelijk financiële problemen maar wil hij wel betalen, dan kan een betalingsplan een oplossing zijn. Spreek dan schriftelijk af hoeveel er wanneer betaald wordt en wat er gebeurt als het plan niet gevolgd wordt. Zo voorkom je dat het dossier blijft aanslepen zonder zicht op volledige betaling.
Wanneer strengere stappen zetten
Als je klant na herinneringen en afspraken nog steeds niet betaalt of zich onbereikbaar houdt, is het tijd om strenger op te treden. In België heb je als freelancer verschillende juridische en buitengerechtelijke opties.
Ingebrekestelling en interesten
Stuur een aangetekende ingebrekestelling waarin je je klant een laatste termijn geeft om te betalen. Vermeld het openstaande bedrag, de eerdere communicaties en de datum waarop de factuur verviel. Als je algemene voorwaarden voorzagen in nalatigheidsinteresten en schadebeding, kan je die nu formeel eisen. Zorg dat je algemene voorwaarden vooraf correct werden aanvaard door je klant.
Professionele hulp inschakelen
Blijft betaling uit, dan kan je een incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder inschakelen. Zij kunnen je adviseren over de meest efficiënte procedure, zoals een invordering via minnelijke schikking of een vereenvoudigde gerechtelijke procedure. Weeg de kost en tijd van zo een stap af tegen het openstaande bedrag, maar onthoud dat consequent optreden ook een signaal is naar andere klanten dat je je facturen ernstig neemt.
Voorkomen is beter dan genezen
Je kan niet elke wanbetaling vermijden, maar je kan het risico wel beperken. Werk met duidelijke offertes en algemene voorwaarden, vraag voorschotten bij nieuwe of risicovolle klanten en hanteer korte betalingstermijnen. Door professioneel en consequent met je facturatie om te gaan, versterk je je financiële positie als freelancer in België.
